P.A.F ou Piste d'Audit Fiable

1. Qu'est ce que la piste d'audit fiable (" PAF ") ?

Le processus de facturation doit être sécurisé par la mise en place d'une Piste d'Audit Fiable pour tous les flux qui ne sont pas réalisés au moyen d'une facture électronique certifiée, autrement dit pour les factures papier et PDF simples, qu'elles soient émises ou reçues. Au-delà de la documentation des systèmes de contrôle interne, l'entreprise doit apporter une preuve légale des moyens de fiabilité mis en oeuvre.

L'objectif étant de garantir l'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité des factures émises ou reçues.

2. Qui est concerné ?

Sont concernées toutes les entreprises qui reçoivent ou émettent les factures sous un procédé autre que EDI fiscal et signature électronique RGS**. De ce fait, la piste d'audit fiable s'applique donc aux factures pouvant présenter un risque tel que format " papier ", " pdf simple ", " EDI simple " ou encore une facture signée moyennant une signature ne représentant pas les garanties d'une signature RGS**.

3- Quels sont les enjeux ?

Les entreprises l'oublient souvent, mais en cas de défaillance de la documentation, les sanctions peuvent être les importantes :

- Pour les factures reçues : le rejet de la déduction de la TVA grevant lesdites factures.

- Pour les factures émises : la remise en cause du caractère original de la facture et une pénalité de 50% du montant de l'opération, ramenée à 5 % sur justification comptable de l'opération dans les 30 jours d'une mise en demeure, et 15 € pour chaque omission ou inexactitude constatée (étant rappelé que le montant total des amendes dues au titre d'une facture ne peut dépasser le 1/4 du montant qui y est ou aurait dû y être mentionné).

4- Comment gérer ce projet : en interne ou en externe ?

Cette question devra être arbitrée par chaque entreprise. Si elle dispose des ressources suffisantes en interne, elle décidera surement d'internaliser la gestion du projet afin d'en optimiser le coût. Néanmoins, passer par un prestataire externe peut s'avérer être une meilleure solution. Pourquoi ? Comme précisé, la documentation PAF nécessite une synchronisation, parfois difficile, de nombreux acteurs internes (les directions achats, ventes, comptables, financières, logistique, etc). De plus, en tant qu'acteur interne, il est parfois difficile d'avoir une vision globale cohérente de l'intégralité du processus, notamment dû à l'éclatement des différents services dans les organisations, mais également l'accumulation des cas particuliers. Un tiers aura donc un regard extérieur et neutre et aussi une meilleure capacité à "mettre en musique" l'ensemble des parties prenantes, tel un chef d'orchestre.

5- Comment tirer avantage de cette contrainte ?

Au-delà du simple respect des obligations, la mise en place de la PAF peut être une réelle opportunité de mettre à plat l'ensemble du processus de facturation (clients et fournisseurs), d'identifier les dysfonctionnements et ainsi d'envisager des leviers d'amélioration : sécurisation des flux d'information, sécurisation du contrôle interne, optimisation de l'allocation des ressources internes, réduction du délai de règlement des clients et des fournisseurs, etc. Il serait donc inopportun de la voir uniquement comme une contrainte.

6- Le pourquoi de cette mesure ?

L'objectif principal poursuivi par l'Etat est de s'assurer que les entreprises respectent certaines règles dans leur processus de facturation afin d'éviter les fraudes liées notamment à la déductibilité de la TVA. Si les entreprises ne l'ont pas déjà fait, il est temps d'initier le chantier nécessaire pour répondre à cette obligation, au risque de se trouver démunis lors d'un prochain contrôle fiscal et se voir in fine redresser les montants de TVA déductibles.

Sources daf MAG.FR